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Mientras que la mayoría de las compañías grandes ahora utilizan el correo electrónico, muchas no cuentan con una política oficial para correo electrónico. En ausencia de una política, los empleados frecuentemente sienten una falsa seguridad, particularmente porque muchas cuentas de correo electrónico están protegidas por contraseñas. Las contraseñas ofrecen algo de protección, pero no contra los administradores del sistema, quienes normalmente tienen acceso a los correos electrónicos de casi todos los usuarios. Esto es noticia novedosa para muchos empleados que erróneamente creen que la comunicación con los colegas es privada. De hecho, en un número de casos, los mensajes de correo electrónico casual en los que se criticaba a la compañía han llegado a parar en el escritorio del jefe. ¿El resultado? Los empleados fueron despedidos. En las demandas posteriores, las cortes respaldaron las acciones de la compañía.
Para evitar conflictos legales, el abogado Peter Krakaur de Internet Legal Services recomienda que "las compañías establezcan una política aceptable de uso que claramente especifique la utilización permitida en el lugar de trabajo, la utilización prohibida y las penalizaciones por violación de esta política. Las compañías deben asegurarse de que esta política sea conocida por todas las personas que usan la conexión a la Internet y a la intranet de la compañía".
Todos los días, millones de personas usan el correo electrónico para comunicarse con familiares y amigos y para realizar negocios. Pero si usted piensa que su correo electrónico es privado, piénselo otra vez. El correo electrónico es tan privado como una tarjeta postal. A diferencia de otras formas de comunicación, como las llamadas telefónicas, que están protegidas bajo las leyes de EE.UU. por el Acta de Privacidad de Comunicaciones de 1986, el correo electrónico tiene poca protección similar. La situación se torna aún más turbia para los mensajes enviados o recibidos en la oficina.
¿Sólo para sus ojos?
Un mensaje electrónico comúnmente hace numerosas paradas en computadoras a través de la ruta hacia su destino final. En cada parada, un correo electrónico puede ser interceptado y leído por ojos curiosos. ¿Por qué alguien desearía hacer esto? Para los hackers (piratas), existe un reto en espiar por el ciberespacio; para los competidores en los negocios, la información confidencial puede ser de gran valor. Después de todo, la información es poder.
¿A dónde se ha ido todo el correo electrónico?
Incluso después de que usted ha recibido y borrado un mensaje, éste no se ha desvanece. Muchos proveedores de servicios de Internet archivan el correo electrónico por un periodo de tiempo. Los entrometidos podrían acceder a estos archivos. Incluso podría citarse legalmente estos archivos en el evento de que alguien lo esté demandando. Lo mismo aplica para los mensajes recibidos en el trabajo. Aunque usted presione la tecla de borrar, el mensaje aún puede existir en el sistema de la compañía. Esos chistes descoloridos que usted ha estado circulando, ¡pueden regresar a perseguirlo!
Al escritor que se cuide
Mientras que las leyes de EE.UU. ofrecen algo de protección a la privacidad de la comunicación a través de la Internet, casi no existe ninguna con respecto a los mensajes enviados dentro del sitio de trabajo. De hecho, muchas compañías toman la postura de que no sólo tienen el derecho, sino la responsabilidad de revisar el correo electrónico de los empleados. Argumentan que el correo electrónico no es distinto a la redacción de cartas y memorándums que usan el membrete de la compañía. Argumentan que, debido a que la comunicación electrónica representa a la compañía y es hecha mediante la utilización del equipo de la compañía y a través de la red de la compañía, tienen derecho a monitorear cómo se utiliza todo esto. Muchos empleados toman la postura opuesta, manifestando el derecho a su privacidad a menos de que se les informe lo contrario.
Un poco de prevención
Usted puede protegerse de los ojos curiosos. Antes que nada, trate el correo electrónico como trataría a una tarjeta postal. ¿Enviaría información confidencial de este modo? Obviamente no. Segundo, use un software de encripción para codificar su mensaje de tal modo que nadie más que el receptor pueda leerlo. Puede bajar uno de los programas más populares, el PGP (Pretty Good Privacy, por sus siglas en inglés) disponible gratuitamente en la Web. Para saber más acerca de este software viste la página inicial de PGP (en inglés) o a la página inicial de PGP Internacional.
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